NA通信vol.90「電子帳簿保存法が 改正されました」
2021年度税制改正に伴い、電子帳簿保存法が改正され、会計帳簿や請求書、領収書などを紙保存ではなく、データで保存するためのルールが大幅に緩和されました。デジタル化が話題になる中で、この改正により今後、経理業務のデジタル化やペーパーレス化を進めやすくなります。一方、特定の取引を行った場合には取引情報を電子データで保存することが義務化されたため、電子保存への対応をしなければならなくなりました。今回は電子データの保存義務化にどう対応すればよいのか？と、使いやすくなった電子保存のルールと活用方法についてお伝えします。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、原則として紙での保存が義務付けられている仕訳帳、請求書、領収書などの帳簿書類を、一定の要件を満たした場合に電子データによる保存を可能とすることや、電子データを受け取った場合は電子データによる保存義務等があることなどを定めた法律です。
【要対応】電子データでの保存が義務化されました！
電子取引とは、注文書や領収書などのPDFデータなどを電子メールやクラウドサービスなどを利用して電子データで受け渡される取引のことです。Webでの領収書などの書類発行も電子取引に含まれます。2022年1月1日以降は、電子取引を行った場合、PDFなどをデータのまま保存しなければなりません。データを印刷し紙だけで保存している場合、またはデータの保存要件を満たしていない場合には、青色申告の承認の取消の対象となる場合があるので電子帳簿保存法への対応が必要です。電子データの保存要件は次の3点です。
01. データの確認ができるようにパソコン、プリンタを用意しておくこと
02. 取引年月日、取引金額、取引先名でデータを検索することができるように保存しておくこと
03. 訂正削除の防止に関する事務規定を定めるなど、改ざん防止措置を講じること
そのほか以下のような改ざん防止措も認められます。
● タイムスタンプが付与されたデータを受取る。
● データを受取った後、すぐにタイムスタンプを付与する。
● データの訂正削除履歴が残るシステムなど一定の機能がついたシステムの利用。
タイムスタンプとは？
その付与した後、現在まで電子データが改ざんされることなく存在していることを証明するためにタイムスタンプ局を介して生成されるものです。
電子帳簿保存法のルールを理解してペーパーレス化を
2022年1月からは、電子帳簿保存法で定められている要件が緩和されることで、書類の電子保存、つまりペーパーレス化することが容易になります。電子データ保存による、ペーパーレス化には多くのメリットがあります。まず、印刷用紙やトナーなどの印刷費用を削減することができます。また、紙の使用量を減らすことはエコにもつながるほか、データ保存は保管場所が不要になります。さらに、データで保存されていれば、検索することにより必要な書類を素早く見つけることができ、書類を探す時間が削減されるため業務の効率化にもつながります。電子データでの保存の対象となるのは①仕訳帳などの帳簿データ 、②貸借対照表などの決算関係の書類データ、③見積書の控えなど自分が作成した書類データ、④相手が作成した請求書・領収書などをスキャナで読み取った画像データです。これら①〜④のデータを保存するためには、上記電子データ保存の要件のほかに、次の要件があります。
● 一定以上の解像度かつ、カラーによる読み取りができるスキャナで画像データを作成すること
● 2ヶ月以内にタイムスタンプを付与すること
改正前は、データを受け取ってから3日以内にタイムスタンプを付与しなければいけませんでした。今後は、余裕を持って事務処理を行うことができるようになります。
まとめ
2022年1月1日以降、電子取引を行う場合には、データ保存が義務化されるため、データの保存要件の3つの要件を満たすことができるかを確認し、対応を検討していくことが必要になります。また、電子帳簿保存の要件が緩和され使いやすくなったこの機会に、ペーパーレス化への取組みを検討してはいかがでしょうか？電子帳簿保存を行うためには、一定のルールを満たす必要があります。自力でルールをクリアするのが難しいという方は是非、お気軽に名古屋総合税理士法人にご相談下さい。
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社員コラム
NAに今年の2月に入社致しました、渡辺睦平です。 前職は美容ディーラーに勤めておりました。皆様は美容室や理容室にどのくらいの頻度で行かれるでしょうか？女性は2〜3ヶ月に一度、男性は1〜2ヶ月に一度というペースが平均値だそうです。しかし、かの有名な松下幸之助は多忙な中、時間を作り10日〜2週間に一度は散髪されていたといわれています。理由は会社の顔である自分を、いついかなる時に見られても良いように気を使っていたそうです。私も、名古屋総合税理士法人の一員としていつ見られても恥じない行動を心掛けていきたいです。まだまだ未熟ですが、少しでも皆様のお役に立てればと思っておりますので、今後ともよろしくお願い致します！
今月の一言
9月2日に事業再構築補助金の第2回公募の採択結果が公表されました。結果は、前回よりも採択率が上昇しました。具体的には、緊急事態宣言特別枠（補助金額最大1,500万円）は、前回55％の採択率が67％（要件を満たさなかった却下分を除くと採択率77％）となりました。要件を満たせば8割近い企業が採択されたことになります。通常枠（補助金額最大6,000万円）は、前回の30％から36％（要件を満たさなかった却下分を除くと採択率41％）となり、前回よりも採択されやすかったです。公募は残すところ2回です。要件についても第3回公募から最低賃金枠が創設されるなどの変更があり、企業によっては、より採択のチャンスが増えました。コロナ禍・コロナ後を見据えて新たなことにチャレンジするための投資を計画されている企業様は是非事業再構築補助金にチャレンジしてください。また、売上がコロナ前と比較して50％以上減少した企業が対象となる月次支援金（給付額上限20万円/月)と、同30％以上減少した企業が対象となる愛知県中小企業者応援金（交付額15万円程度/月）については、酒類販売事業者以外の一般の企業であっても、外出自粛要請の影響で売上が減少している企業であれば申請可能です。申請漏れが無いよう、判断に迷ったら弊社までお気軽にご連絡ください。名古屋総合税理士法人では、皆様の補助金申請や各種支援金の申請の支援をさせていただいています。特にコロナの影響により資金に余裕がない企業や先行きが不安な企業は、補助金や各種支援金の活用漏れが無いよう、支援策の内容で不明点があれば、是非お気軽に弊社までご連絡ください。
